特定技能の申請様式・提出書類を8月20日更新　古い様式の使い回しに注意

8月20日に運用要領・様式・提出書類を一斉更新

出入国在留管理庁は2026年8月20日、特定技能外国人の受入れに関する運用要領、特定技能関係の申請・届出様式一覧、特定技能に係る提出書類一覧表を更新した。2026年は新分野の追加、既存分野の業務区分見直し、2号関係書類、育成就労制度との接続準備が続いており、企業が過去の申請データをそのまま複製して使用するリスクが高まっている。

「前回通った書類」が最新とは限らない

特定技能では、共通の在留申請書だけでなく、雇用契約書、雇用条件書、報酬説明、支援計画書、支援委託契約関係書類、所属機関に関する資料、各分野の誓約書・証明書など多数の書類を扱う。申請様式や参考様式は改定されることがあるため、社内サーバーや人材会社から送られた古いWordファイルをマスターとして使い続けるのではなく、申請開始時に入管庁の最新版と照合する必要がある。

新分野ではオンライン申請の入力にも注意

入管庁は2026年4月以降、リネンサプライ、工業製品製造業、造船・舶用工業、自動車運送業、鉄道、林業、木材産業、資源循環などに関するオンライン申請について、分野追加・変更にシステム改修が追いつかない期間の入力方法を案内している。画面上の選択肢だけを見て「該当項目がない」と判断せず、公式の読み替え方法や注意事項を確認することが必要だ。

職務内容と分野・業務区分の一致が核心

申請書類を揃えるだけでは十分ではない。実際に外国人が勤務する事業所、具体的な作業、技能試験の区分、雇用契約書の仕事内容が一致しているかが重要である。特定技能で認められる主たる業務に従事せず、関連業務だけを行わせることは認められない。採用担当者は現場責任者から具体的な仕事内容を聞き取り、人事部や行政書士だけで職務内容を推測して申請書を作成しないようにしたい。

複数人採用では書類管理の標準化を

同一企業が複数の特定技能外国人を採用する場合、候補者ごとの書類を個別に手作業で管理すると、旧様式混入、署名漏れ、異なる雇用条件の誤添付などが起きやすい。氏名、生年月日、国籍、試験合格番号、在留資格、事業所、業務区分、報酬、申請日、使用様式の改定日を管理表にまとめ、申請単位で最新版チェックを行う方法が有効だ。

申請前に公式サイトを再確認する運用を

特定技能の制度変更が頻繁な現在、半年に一度マニュアルを更新するだけでは不十分である。企業、登録支援機関、人材紹介会社は、内定時と申請直前に入管庁の「特定技能制度」更新履歴、提出書類一覧、分野別運用要領、オンライン申請の留意事項を確認する手順を業務フローに組み込むべきだ。情報確認日は2026年9月5日。